Couleurs du Monde Events

Je te remercie pour ta franchise et pour ton approche.
J'ai bien pris note et je souhaiterais donc répondre à ces remarques.

Les mariés m'ont contacté le 4 août et on a commencé par échanger au téléphone le 7 août.
Malheureusement tous les éléments demandés ne m'ont pas été donné à temps.
Je les relançais tous les jours pratiquement et on s'appelait plusieurs fois dans la semaine pour se faire un briefing. Les mails reprenaient ce qu'on s'était dit et faisaient place à un compte rendu des éléments à ne pas négliger.

J'ai tout reçu la dernière semaine et j'ai dû relancer plusieurs fois comme tu as pu le voir par email. Car on n'arrivait pas toujours à s'avoir.

Les disponibilités n'étaient pas forcément les mêmes pour tout le monde.

Je n'avais pas la liste d'invités ni les numéros de table que j'avais demandés depuis le départ.
Ce qui fait que j'ai dû trouver un plan B, j'ai contacté la cousine des mariés Lydie pour qu'elle m'aide à installer les invités dans la salle car elle connaissait bien les invités et j'ai demandé à la salle une feuille et un stylo pour écrire les numéros des tables. Ensuite j'ai demandé à chaque invité de s'identifier au niveau du plan de table et que je les appellerai ensuite par table pour les placer.

Il fallait que le micro soit branché en concordance avec la salle de réception donc le DJ devait déplacer son matériel dans la salle du vin d'honneur et le réinstaller dans la salle de réception.

Et c'est ce qui a fait durer l'attente.
Sans ça on n'aurait pas pu placer les invités comme il se doit.

J'ai donc attendu que le DJ se mette en place et j'ai placé les numéros de table.

L'erreur a été de mettre les horaires des lieux à la suite.
Étant donné que j'ai été contacté qu’en cours de route pour organiser ce mariage en 1 semaine, je ne pouvais pas modifier les horaires des lieux qui avaient déjà été validés.

Normalement il faut toujours laisser 1 heure entre chaque, même si les lieux sont à côtés pour laisser une marge concernant l'itinéraire.

J'ai anticipé en prévenant la salle et l'église qu'on arriverait en retard car je devais respecter le planning établi.

Mon objectif était de rattraper le retard et de trouver un maximum de solutions malgré les éléments que je n'avais pas en ma possession car je me suis surtout adaptée à la situation.
Le principal c'est que tout le monde soit ravi à la fin.

Et je suis contente que j'ai pu atteindre ces objectifs.

En général je prends rendez-vous avec les mariés, on se téléphone puis on se rencontre physiquement, je demande à rencontrer ensuite la famille, plus précisément les parents des mariés, témoins et garçons et demoiselles d'honneur (au moment où les préparatifs sont avancés).
Je prends note de leurs besoins et de leurs attentes, je fais un récapitulatif par email de ce dont on a échangé pour être sûr d'avoir compris leur démarche et je demande de procéder à un acompte avant de commencer.

Ensuite je leur explique ma façon de travailler et comment on va procéder.

Si les mariés ont déjà leurs prestataires je demande à les rencontrer et qu'on échange ; s'ils ne les ont pas trouvés je cherche et puise dans mon carnet d'adresses en fonction de leur demande et je demande à ce qu'on se rencontre pour établir un rapport de confiance, faire connaissance, mais aussi pour qu'on puisse travailler en équipe.

Ensuite je prends note des besoins des intervenants.
Je visite les lieux et vois avec chacun des lieux les contraintes et toutes les choses à savoir.

Puis j'établis le planning en fonction de tous ces éléments.

Je discute par email afin de toujours garder une ligne conductrice.

Et on s'appelle entre chaque mail afin d'être sûr d'avoir compris les mêmes choses.

Le jour J je travaille en équipe avec si besoin, sinon avec les témoins/proches.

Je vais sur place voir la salle s'il y a de la logistique à voir et gérer le dépôt des boissons, nourriture etc...
Dans le cas où je dois gérer d'autres choses, je travaille avec un talkie walkie et je fais des appels visio pour voir ce qui se passe.

Je suis mon planning et s'il y a des retards j'anticipe.

J'ai pris plaisir à vous rendre service.
Et je suis ravie que dans l'ensemble nous avons pu terminer ce mariage en beauté.