20 questions à poser avant de réserver votre lieu de mariage

Vous commencez à organiser votre mariage ? Après la recherche de votre tenue, il y a une étape cruciale : choisir votre salle de réception. La location du lieu est l’une des premières et des plus importantes tâches. Mais au-delà du coup de cœur, plusieurs éléments sont à vérifier avant de vous engager : capacité d’accueil, budget, horaires, plan B, prestataires ou encore conditions du contrat.

Pour vous aider à faire le bon choix, Marianne, de La Bastide de Fangouse, ainsi que l’équipe de La Maison des Jahardières, partagent leurs conseils et leur expérience de professionnels du mariage. Pour ne pas faire de faux pas, voici 20 questions essentielles à poser avant de réserver votre lieu de mariage !

SOMMAIRE :

• 1. Quelle est la capacité d’accueil de votre espace de réception ?
• 2. Quelles configurations sont possibles pour le nombre d’invités prévu ?
• 3. Est-il possible d’utiliser les espaces extérieurs ?
• 4. Quelles alternatives proposez-vous en cas de pluie ou de météo capricieuse ?
• 5. Votre salle possède-t-elle un parking ?
• 6. Aura-t-on l’exclusivité de l’espace de réception ?
• 7. À quelle heure doit-on quitter les lieux ?
• 8. Y a-t-il une clause spéciale concernant le tapage nocturne ?
• 9. Fournissez-vous du matériel de réception ?
• 10. Quel est l’emplacement réservé au traiteur et au DJ ?
• 11. Existe-t-il des restrictions en matière de décoration ?
• 12. Travaillez-vous en partenariat avec des prestataires ?
• 13. Les prestataires sont-ils imposés ?
• 14. Quels sont les services inclus dans le prix de la location ?
• 15. Des frais supplémentaires sont-ils à prévoir ?
• 16. Le lieu est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?
• 17. Avez-vous des restrictions concernant l’alcool ?
• 18. Quelles sont les conditions d’annulation ou de modification de la réservation ?
• 19. Le lieu dispose-t-il de couchages ? Si oui, pour combien de personnes ?
• 20. La remise en état du lieu est-elle comprise dans le prix ?

1. Quelle est la capacité d’accueil de votre espace de réception ?

Vous devez bien évidemment vous renseigner quant à la taille de la salle de réception que vous envisagez de louer. Que vous comptiez envoyer un grand nombre d’invitations de mariage ou organiser une réception en petit comité, vous devez savoir si la taille de la salle correspond à votre projet.

Les propriétaires des lieux seront normalement capables de vous fournir un chiffre précis de la capacité d’accueil de la salle en version cocktail (debout) et en version repas (assis). Si vos invités et vous souhaitez dormir sur place, renseignez-vous également concernant le nombre de chambres disponibles.

Domaine de Saint Bacchi

2. Quelles configurations sont possibles pour le nombre d’invités prévu ?

Au-delà de la capacité d’accueil, pensez à vérifier comment la salle peut être aménagée en fonction du nombre de vos invités. Demandez notamment quelles dispositions sont possibles pour les tables, mais aussi si vous aurez suffisamment de place pour la piste de danse, le buffet, le DJ ou encore les animations.

N’hésitez pas à demander aux responsables du lieu de vous présenter les différentes configurations possibles afin de vous assurer que l’agencement de la salle correspond à votre réception.

3. Est-il possible d’utiliser les espaces extérieurs ?

Si le lieu envisagé possède un patio, un jardin, un bois et que vous aimeriez en profiter, demandez d’abord aux responsables des lieux si vous en avez le droit. Est-il possible de dresser votre vin d’honneur dans le jardin ? Peut-on envisager la célébration d’une cérémonie laïque dans les bois ?

Parce que vous aurez peut-être besoin de branchements extérieurs, n’oubliez pas de questionner les responsables quant à l’aspect logistique des activités à l’air libre.

Domaine de la Muette

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4. Quelles alternatives proposez-vous en cas de pluie ou de météo capricieuse ?

Même si vous rêvez d’un vin d’honneur dans le jardin ou d’une cérémonie laïque en extérieur, mieux vaut toujours prévoir une solution de repli. Demandez aux responsables du lieu quel est le plan B en cas de pluie et si l’espace prévu peut accueillir l’ensemble de vos invités.

Pensez également à vérifier si cette alternative concerne tous les moments de la réception : cérémonie, cocktail, repas et animations. Une météo capricieuse ne doit pas venir perturber votre journée !

Pour Marianne de La Bastide de Fangouse, il s’agit d’ailleurs de l’un des points essentiels à vérifier avant de réserver son lieu de réception : « Pour nous, c’est l’un des points essentiels. Il ne suffit pas qu’un lieu annonce disposer d’un « plan B » : il faut vérifier qu’il peut réellement accueillir l’intégralité des invités dans de bonnes conditions, assis, avec le traiteur, la piste de danse et les différents temps forts prévus. Il faut aussi se demander si ce plan B plaît réellement aux mariés. Un mariage doit rester beau et agréable même sous la pluie, et ne pas donner l’impression d’être une solution de secours improvisée. »

La Maison des Jahardières attire également l’attention sur deux points souvent oubliés lors de la visite : la capacité réelle de l’espace couvert et son confort : « La capacité réelle de l’espace couvert : elle doit pouvoir accueillir 100 % des invités. La luminosité et le confort thermique : s’assurer que la salle de repli dispose d’un éclairage suffisant, ainsi que d’un chauffage (en fonction de la saison) ou d’une ventilation adaptée si les portes restent fermées. »

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Château des Anges

5. Votre salle possède-t-elle un parking ?

Vos invités venant souvent de loin, il sera utile de pouvoir leur fournir un espace de parking. Pensez à demander aux propriétaires s’ils mettent un parking à disposition des convives et de combien de places ils pourront disposer. Cherchez à savoir s’il s’agit ou non d’un parking surveillé.

S’il n’existe pas de parking, demandez quelles sont les solutions pour se garer à proximité du lieu de réception, le stationnement est-il gratuit, payant, existe-t-il la possibilité de se rendre sur place en transports en commun, etc.

6. Aura-t-on l’exclusivité de l’espace de réception ?

Certains lieux très convoités accueillent parfois plusieurs événements en même temps. Si votre salle fait partie d’un hôtel ou d’une auberge, il se peut que vous soyez amenés à croiser les autres clients hébergés sur place.

Si vous n’avez pas l’exclusivité des lieux, renseignez-vous quant aux espaces qui devront être partagés (jardin, toilettes, vestiaire, entrée, etc.) pour vous assurer d’avoir suffisamment d’intimité pour la célébration de votre journée de noce.

Château Saint-Cyr-du-Gault

7. À quelle heure doit-on quitter les lieux ?

Les lieux de réception imposent généralement un horaire de fin de soirée. Vous devez savoir jusqu’à quelle heure il est envisageable de faire la fête et d’utiliser les appareils de sonorisation, à quel moment vos invités devront rentrer chez eux.

Pensez aussi à demander à quelle heure vous devrez rendre la salle débarrassée de ses décorations pour savoir si vous aurez à ranger les lieux le soir-même ou seulement le lendemain.

8. Y a-t-il une clause spéciale concernant le tapage nocturne ?

Avant de réserver, renseignez-vous sur les règles concernant le bruit et les horaires de fin de soirée. Certains lieux peuvent être soumis à des restrictions particulières en raison de leur environnement ou de la réglementation locale.

Demandez notamment jusqu’à quelle heure la musique peut être diffusée et si le volume sonore doit être réduit à partir d’une certaine heure. Cela vous évitera les mauvaises surprises au moment de faire la fête avec vos invités.

9. Fournissez-vous du matériel de réception ?

Les propriétaires habitués des réceptions de noces fournissent parfois à titre gratuit des tables, des chaises, des nappes ou encore des couverts pour faciliter l’organisation de votre mariage. Cela pourrait vous éviter quelques frais supplémentaires et vous faire gagner un temps précieux.

Château du Bourg

10. Quel est l’emplacement réservé au traiteur et au DJ ?

Demandez à voir la cuisine qui sera mise à la disposition de votre traiteur de mariage. Assurez-vous que votre prestataire aura suffisamment d’espace pour travailler, un matériel de qualité, des feux, un réfrigérateur, de la place pour entreposer la nourriture, etc.

Il en va de même pour votre DJ qui devra pouvoir disposer d’un espace dédié, éventuellement d’une scène ou au moins d’une table et bien sûr de suffisamment de branchements pour l’ensemble de ses appareils.

11. Existe-t-il des restrictions en matière de décoration ?

Vous réfléchissez peut-être déjà à votre décoration de salle de mariage. Ce qu’on oublie souvent en la matière, c’est d’envisager qu’il puisse y avoir des restrictions imposées par la salle. Informez-vous au plus tôt à ce sujet en cherchant à savoir s’il existe des contre-indications en termes d’éclairage, de décorations au sol, au plafond, etc.

Avez-vous le droit d’accrocher, d’utiliser des clous, de déplacer certains meubles déjà sur place ? Il vous faut savoir ce que vous avez le droit de faire ou non.

Les Maisons du Bonheur

12. Travaillez-vous en partenariat avec des prestataires ?

Certaines salles ont l’habitude de travailler avec une entreprise de traiteur, un animateur ou un fleuriste de leur région leur fournissant les compositions florales de mariage. Si vous souhaitez convier vos propres prestataires, assurez-vous bien que la salle n’ait pas signé d’exclusivité avec une entreprise ou l’autre.

Votre traiteur habituel vous a présenté un menu de mariage original qui vous fait déjà saliver ? Faites-en part aux responsables de la salle pour être sûrs que ce professionnel aura la possibilité d’exercer à cet endroit.

13. Les prestataires sont-ils imposés ? 

Certains lieux de réception travaillent avec une liste de prestataires partenaires et peuvent imposer certains professionnels pour le traiteur, la décoration, le DJ ou encore les fleurs. Si vous avez déjà choisi vos prestataires, mieux vaut donc vérifier ce point avant de signer.

Demandez également si vous pouvez faire appel librement aux professionnels de votre choix ou si des frais supplémentaires sont appliqués lorsque vous ne passez pas par les prestataires recommandés par le lieu.

14. Quels sont les services inclus dans le prix de la location ?

Au-delà de la vaisselle ou de certains éléments de service et de décoration, cherchez à savoir si le prix de la location de la salle comprend l’éclairage, le chauffage ou la climatisation, le service de nettoyage de l’espace de réception, la mise en place des lieux, le vestiaire, les serveurs, si vous devrez payer des frais supplémentaires en cas de dépassement d’horaire, etc. Mettez les choses au clair avant de signer le contrat !

Cette question est d’autant plus importante que le tarif affiché ne permet pas toujours de connaître le coût réel de la privatisation. Comme le souligne Marianne de La Bastide de Fangouse : « Au-delà du tarif de location, il est important de regarder très précisément ce qui est inclus dans la privatisation. Le mobilier, la manutention, l’installation, le ménage, la coordination ou encore les éventuels frais liés au lendemain peuvent représenter un budget conséquent s’ils doivent être ajoutés séparément. Il faut donc comparer les lieux sur le coût réel de l’événement, et pas uniquement sur leur tarif de location. »

La Maison des Jahardières recommande également de regarder au-delà du tarif affiché et de vérifier plusieurs postes qui peuvent facilement être oubliés dans le budget : « Le ménage et la gestion des déchets : bien vérifier dans le contrat si cette prestation est incluse ou en supplément. La sonorisation et les contraintes techniques : prêter attention à la présence d’un limiteur de son et à la puissance électrique disponible. Le mobilier annexe : vérifier ce qui est compris dans la location. »

Château de Pontarmé

15. Des frais supplémentaires sont-ils à prévoir ?

Le prix affiché pour la location de la salle ne correspond pas toujours au budget final du lieu de réception. Demandez précisément quels frais peuvent s’ajouter à la location : heures supplémentaires, ménage, chauffage ou climatisation, mobilier, droit de bouchon ou encore dépassement du nombre d’invités prévu.

Pensez également à vérifier les éventuels frais liés aux prestataires extérieurs ou à certaines installations. Un devis détaillé vous permettra d’avoir une vision plus précise du coût total de votre réception.

N’hésitez pas à demander au responsable du lieu de vous détailler l'ensemble des prestations incluses et celles qui seront facturées en supplément. Cela vous permettra de comparer les lieux sur une base réellement comparable et d'éviter qu'un tarif de départ particulièrement attractif ne se transforme en facture beaucoup plus élevée une fois tous les besoins ajoutés.

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16. Le lieu est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?

Pour que tous vos invités puissent profiter pleinement de la journée, vérifiez que le lieu de réception est accessible aux personnes à mobilité réduite. Ne vous limitez pas à l’entrée de la salle : pensez également aux toilettes, aux espaces extérieurs, au parking et aux éventuels hébergements.

Si le lieu comporte plusieurs niveaux, demandez si un ascenseur ou un accès adapté est disponible et si l'ensemble des espaces utilisés pendant la réception est facilement accessible.

17. Avez-vous des restrictions concernant l’alcool ?

Certains lieux de réception peuvent appliquer des restrictions concernant l’alcool, notamment lorsque vous souhaitez apporter vos propres bouteilles ou faire appel à un traiteur extérieur. Renseignez-vous également sur l’existence éventuelle d’un droit de bouchon.

Si vous prévoyez un bar à cocktails, une animation autour du champagne ou tout autre service spécifique, mieux vaut vérifier au préalable ce qui est autorisé et ce qui est compris dans le contrat.

La Bastide de Fangouse

18. Quelles sont les conditions d’annulation ou de modification de la réservation ?

Un mariage se prépare plusieurs mois, voire plusieurs années, à l’avance : il est donc important de connaître les conditions d’annulation ou de modification de la réservation avant de vous engager. Vérifiez notamment ce qu’il advient de l’acompte ou des sommes déjà versées en cas d’annulation.

Demandez également si un report de la date du mariage est possible et dans quelles conditions. Tous ces éléments doivent être clairement indiqués dans le contrat avant sa signature.

Mais le contrat ne doit pas être examiné uniquement sous l’angle de l’annulation. Marianne de La Bastide de Fangouse conseille de vérifier plusieurs points avant de s’engager : « Je conseille de vérifier précisément les horaires et la durée réelle de la privatisation, les conditions d’annulation et de report, l’échéancier des paiements, le montant de la caution et les éventuelles restrictions concernant la musique ou les prestataires extérieurs. Tout ce qui a été important dans la décision des mariés devrait idéalement être clairement écrit afin d’éviter les mauvaises surprises par la suite. »

De son côté, la Maison des Jahardières conseille notamment de porter une attention particulière à la nature des versements et aux conditions prévues en cas d’annulation ou de modification : « Vérifier la qualification des versements (acompte ou arrhes), ainsi que le barème de remboursement selon la date de rétractation ou les cas de force majeure. »

Prenez donc le temps de relire attentivement l'ensemble des documents avant de signer. Une condition qui a joué un rôle important dans votre choix du lieu mérite d'être clairement mentionnée dans le contrat.

19. Le lieu dispose-t-il de couchages ? Si oui, pour combien de personnes ?

Si vous souhaitez permettre à vos invités de dormir sur place, renseignez-vous sur le nombre de chambres ou de couchages disponibles. Pensez à demander combien de personnes peuvent être hébergées et si les chambres sont incluses dans le prix de la location ou proposées en supplément.

S’il n’y a pas suffisamment de couchages sur place, demandez également si des hébergements se trouvent à proximité et s’il est facile de rejoindre le lieu de réception depuis ceux-ci.

20. La remise en état du lieu est-elle comprise dans le prix ?

Après plusieurs heures de fête, la dernière chose dont vous aurez envie est probablement de vous occuper du nettoyage de la salle de réception. Demandez donc si la remise en état est comprise dans le prix et ce qui est précisément pris en charge.

Vérifiez notamment si le service comprend le rangement, le débarrassage des tables, le nettoyage des espaces et l’évacuation des déchets. Si ce n'est pas inclus, demandez le tarif de cette prestation et les éventuelles tâches qui resteront à votre charge.

Réserver mon lieu idéal

Ne choisissez pas votre lieu uniquement avec le cœur

Lors d’une visite, il est facile de tomber sous le charme d'un château, d’un domaine ou d’une salle de réception. Les belles photos et le coup de cœur sont évidemment importants, mais ils ne doivent pas être les seuls critères qui guideront votre choix.

D’après Marianne de La Bastide de Fangouse, c’est justement l’une des erreurs les plus fréquentes chez les futurs mariés : « L’une des erreurs les plus fréquentes est de choisir uniquement avec le cœur, sur la beauté du lieu, sans suffisamment se projeter dans le déroulement concret de la journée. Il faut penser aux déplacements des invités, au confort, aux hébergements, au plan B, aux horaires et à la logistique des prestataires. Le bon lieu n’est pas seulement celui qui est magnifique en photo : c’est celui dans lequel le mariage pourra se dérouler sereinement et rester fidèle au projet des mariés, quelles que soient les circonstances. »

La Maison des Jahardières souligne également deux erreurs fréquentes : sous-estimer les temps de montage et de démontage, ce qui peut générer du stress lorsque les horaires de location sont trop réduits, et choisir un lieu en se basant uniquement sur son prix apparent, avant de devoir ajouter de nombreux surcoûts liés aux couchages, au ménage, au mobilier ou encore aux équipements son et lumière.

Ces remarques résument finalement l'un des principaux enjeux du choix de votre lieu de réception. Avant de réserver, essayez de vous projeter dans le déroulement concret de votre journée : où vos invités vont-ils se garer ? Comment passeront-ils de la cérémonie au cocktail puis au dîner ? Où le traiteur pourra-t-il travailler ? Le DJ disposera-t-il d’un espace adapté ? Que se passera-t-il en cas de pluie ? Jusqu’à quelle heure pourrez-vous faire la fête ?

Le bon lieu n’est donc pas seulement celui qui vous séduit lors de la première visite. C’est celui dans lequel vous pouvez vous projeter sereinement et qui permet à votre mariage de rester fidèle à vos envies, tout en offrant de bonnes conditions à vos invités et à vos prestataires.

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