10 questions à poser aux propriétaires du lieu de réception
Ce n’est pas tous les jours qu’on réserve un espace de réception pour se marier ! Nous avons réuni pour vous une série de questions à ne pas oublier de poser aux responsables des lieux pour être sûrs de faire le bon choix de salle pour votre jour J.
Vous êtes au commencement de l'organisation de votre jour J. Votre priorité du moment est sans doute la recherche de votre tenue de mariage, mais aussi de la salle de réception qui accueillera votre bel événement. La location des lieux est en effet l’une des premières tâches de vos préparatifs et sans doute l’une des plus importantes ! Au-delà de vous assurer du fait que l'espace de réception envisagé soit bien disponible à la date de votre union et que son tarif entre dans votre budget, voici une série de questions qu’il ne faudra pas manquer de poser aux propriétaires des lieux avant de signer.
1. Quelle est la capacité d’accueil de votre espace de réception ?
Vous devez bien évidemment vous renseigner quant à la taille de la salle de réception que vous envisagez de louer. Que vous comptiez envoyer un grand nombre d’invitations de mariage ou organiser une réception en petit comité, vous devez savoir si la taille de la salle correspond à votre projet.
Les propriétaires des lieux seront normalement capables de vous fournir un chiffre précis de la capacité d’accueil de la salle en version cocktail (debout) et en version repas (assis). Si vos invités et vous souhaitez dormir sur place, renseignez-vous également concernant le nombre de chambres disponibles.
Cet article peut vous intéresser : 6 propositions d'animations culinaires et gastronomiques dont s'inspirer
2. Est-il possible d’utiliser les espaces extérieurs ?
Si le lieu envisagé possède un patio, un jardin, un bois et que vous aimeriez en profiter, demandez d’abord aux responsables des lieux si vous en avez le droit. Est-il possible de dresser votre vin d’honneur dans le jardin ? Peut-on envisager la célébration d’une cérémonie laïque dans les bois ?
Parce que vous aurez peut-être besoin de branchements extérieurs, n’oubliez pas de questionner les responsables quant à l’aspect logistique des activités à l’air libre.
Ne manquez pas cet article : Comment organiser la meilleure cérémonie laïque à son mariage ?
3. Votre salle possède-t-elle un parking ?
Vos invités venant souvent de loin, il sera utile de pouvoir leur fournir un espace de parking. Pensez à demander aux propriétaires s’ils mettent un parking à disposition des convives et de combien de places ils pourront disposer. Cherchez à savoir s’il s’agit ou non d’un parking surveillé.
S’il n’existe pas de parking, demandez quelles sont les solutions pour se garer à proximité du lieu de réception, le stationnement est-il gratuit, payant, existe-t-il la possibilité de se rendre sur place en transports en commun, etc.
4. À quelle heure doit-on quitter les lieux ?
Les lieux de réception imposent généralement un horaire de fin de soirée. Vous devez savoir jusqu’à quelle heure il est envisageable de faire la fête et d’utiliser les appareils de sonorisation, à quel moment vos invités devront rentrer chez eux.
Pensez aussi à demander à quelle heure vous devrez rendre la salle débarrassée de ses décorations pour savoir si vous aurez à ranger les lieux le soir-même ou seulement le lendemain.
5. Aura-t-on l’exclusivité de l’espace de réception ?
Certains lieux très convoités accueillent parfois plusieurs événements en même temps. Si votre salle fait partie d’un hôtel ou d’une auberge, il se peut que vous soyez amenés à croiser les autres clients hébergés sur place.
Si vous n’avez pas l’exclusivité des lieux, renseignez-vous quant aux espaces qui devront être partagés (jardin, toilettes, vestiaire, entrée, etc.) pour vous assurer d’avoir suffisamment d’intimité pour la célébration de votre journée de noce.
6. Fournissez-vous du matériel de réception ?
Les propriétaires habitués des réceptions de noces fournissent parfois à titre gratuit des tables, des chaises, des nappes ou encore des couverts pour faciliter l’organisation de votre mariage. Cela pourrait vous éviter quelques frais supplémentaires et vous faire gagner un temps précieux.
7. Quel est l’emplacement réservé au traiteur/au DJ ?
Demandez à voir la cuisine qui sera mise à la disposition de votre traiteur de mariage. Assurez-vous que votre prestataire aura suffisamment d’espace pour travailler, un matériel de qualité, des feux, un réfrigérateur, de la place pour entreposer la nourriture, etc.
Il en va de même pour votre DJ qui devra pouvoir disposer d’un espace dédié, éventuellement d’une scène ou au moins d’une table et bien sûr de suffisamment de branchements pour l’ensemble de ses appareils.
Votre cérémonie au Château du Bourg
8. Existe-t-il des restrictions en matière de décoration ?
Vous réfléchissez peut-être déjà à votre décoration de salle de mariage. Ce qu’on oublie souvent en la matière, c’est d’envisager qu’il puisse y avoir des restrictions imposées par la salle. Informez-vous au plus tôt à ce sujet en cherchant à savoir s’il existe des contre-indications en termes d’éclairage, de décorations au sol, au plafond, etc.
Avez-vous le droit d’accrocher, d’utiliser des clous, de déplacer certains meubles déjà sur place ? Il vous faut savoir ce que vous avez le droit de faire ou non.
9. Travaillez-vous en partenariat avec des prestataires ?
Certaines salles ont l’habitude de travailler avec une entreprise de traiteur, un animateur ou un fleuriste de leur région leur fournissant les compositions florales de mariage. Si vous souhaitez convier vos propres prestataires, assurez-vous bien que la salle n’ait pas signé d’exclusivité avec une entreprise ou l’autre.
Votre traiteur habituel vous a présenté un menu de mariage original qui vous fait déjà saliver ? Faites-en part aux responsables de la salle pour être sûrs que ce professionnel aura la possibilité d’exercer à cet endroit.
Les espaces du Château de Pontarmé
10. Quels sont les services inclus dans le prix de la location ?
Au-delà de la vaisselle ou de certains éléments de service et de décoration, cherchez à savoir si le prix de la location de la salle comprend l’éclairage, le chauffage ou la climatisation, le service de nettoyage de l’espace de réception, la mise en place des lieux, le vestiaire, les serveurs, si vous devrez payer des frais supplémentaires en cas de dépassement d’horaire, etc. Mettez les choses au clair avant de signer le contrat !
Il est indispensable de poser toutes vos questions à vos prestataires avant de signer un contrat avec eux. Au-delà des propriétaires de la salle de réception, pensez à vous renseigner en détails auprès de votre traiteur, fleuriste, photographe ou encore responsable des jeux de mariage. Tous les postes ont leur importance et même l’animation de mariage devra être contrôlée en amont pour vous assurer d’obtenir le service escompté.
- Ne manquez pas : Le guide complet pour organiser son mariage de A à Z
